Videollamada o viaje de negocios: cinco criterios para decidir cuándo merece la pena viajar
Respuesta rápida
Una reunión justifica el viaje cuando la relación con el cliente todavía no existe, cuando la decisión implica a varios interlocutores o un importe alto, cuando hay una crisis abierta o cuando el mercado destino espera conocer al proveedor en persona antes de firmar. El seguimiento de proyectos, la coordinación interna y las reuniones de estado se resuelven bien por videollamada. En Turinter Barcelona aplicamos estos criterios con las empresas que revisan su política de viajes, para que el presupuesto vaya a los desplazamientos que generan negocio.
Las reuniones que funcionan bien en pantalla
Si la relación ya está consolidada y el objetivo es informar, la videollamada ahorra billete, hotel y una jornada de trabajo. Entran aquí el seguimiento de un proyecto en marcha, la coordinación entre oficinas y los informes de estado con un cliente que ya conoce al equipo. Viajar para estas reuniones suele ser inercia, y la inercia también figura en la cuenta de resultados.
Las reuniones que pierden valor en pantalla
El primer contacto con un cliente de alto valor, una negociación con varias personas en la mesa o la gestión de una incidencia grave piden presencia. En estos casos lo que se decide depende de leer la sala, de las conversaciones de pasillo y de la confianza que se construye en una comida, algo que una cámara no transmite. Lo mismo ocurre en mercados donde el cliente da por hecho que el proveedor se desplaza a verle antes de cerrar un acuerdo.
Cinco criterios para incluir en la política de viajes
| Criterio | Viajar cuando… | Videollamada cuando… |
|---|---|---|
| Etapa de la relación | Es un cliente nuevo o una relación que se enfría | La relación está consolidada |
| Tipo de decisión | Se negocia un contrato, un precio o un cambio de condiciones | Se informa o se coordina |
| Interlocutores | Hay varios decisores o un comité | Hay un único interlocutor habitual |
| Mercado destino | La cultura comercial exige presencia | El mercado trabaja en remoto con normalidad |
| Coste de oportunidad | Perder la reunión pone en riesgo una operación | El aplazamiento no cambia el resultado |
Con estos cinco campos en la solicitud de viaje, la mayoría de las aprobaciones se deciden en minutos y sin discusión por cargo.
Lo que sale caro
- Recortar viajes como objetivo en sí mismo: el ahorro se ve en el informe de gastos y la pérdida en el pipeline, meses después.
- Aprobar por jerarquía: el viaje se autoriza según quién lo pide y no según qué reunión lo justifica.
- No medir el resultado: sin registrar qué salió de cada desplazamiento, la política se revisa a ciegas cada año.
- Una sola regla para todos los mercados: la norma que funciona para una visita a Madrid no sirve igual para un primer encuentro en Dubái o en Seúl.
Cómo llevarlo a la práctica
Proponemos tres cambios sencillos en la política de viajes de empresa. El primero es añadir a la solicitud un campo obligatorio con el objetivo de la reunión y el criterio que la justifica. El segundo es cruzar trimestralmente el reporting de viajes (en nuestro caso, con herramientas de Amadeus) con los datos comerciales. El tercero es revisar la matriz cada año con ventas y compras en la misma mesa. Si estáis evaluando también quién os gestiona los viajes, estos son los siete criterios para elegir agencia de viajes corporativos.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo es mejor una reunión presencial que una videollamada?
Cuando se trata de un primer contacto con un cliente importante, de una negociación con varios decisores, de una crisis o de un mercado donde la presencia física es parte del proceso de compra.
¿Cómo se incluye este criterio en una política de viajes corporativos?
Con una matriz de aprobación que pida, para cada viaje, la etapa de la relación, el tipo de decisión, los interlocutores, el mercado y el coste de no ir. Turinter Barcelona ayuda a las empresas a diseñarla y a medir su resultado con datos de reporting.
¿Reducir viajes de empresa ahorra dinero?
Reduce gasto directo, pero puede costar oportunidades comerciales. El ahorro real se calcula comparando el gasto evitado con el negocio que dependía de esas reuniones.
Revisemos tu política de viajes
Llámanos al 932 657 511, escríbenos a turinter@turintersa.es o usa nuestro formulario de contacto.
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