Cómo elegir agencia de viajes corporativos: 7 criterios y las preguntas que compras debería hacer
Respuesta rápida
Una agencia de viajes corporativos se evalúa por siete criterios: capacidad de negociación con proveedores, tecnología de reservas y reporting, atención 24/7 con interlocutor real, gestión de incidencias y duty of care, experiencia en el tipo de viaje de la empresa, ayuda para diseñar la política de viajes y transparencia en fees. El precio del billete importa, pero rara vez explica la diferencia de coste total entre una agencia y otra. Turinter Barcelona, con más de 40 años en viajes de empresa, trabaja con estos criterios como estándar.
Los siete criterios, con las preguntas para el RFP
1. Negociación con proveedores
El acceso a un GDS como Amadeus lo tiene cualquier agencia acreditada. Lo que cambia el coste son los acuerdos con aerolíneas, hoteles y alquiler de vehículos, y el acceso a contenido NDC.
Pregunta: ¿Qué tarifas corporativas o acuerdos propios podéis aplicar a nuestras rutas y destinos más frecuentes?
2. Tecnología de reservas y reporting
La herramienta de autorreserva debe aplicar la política de viajes y el reporting debe mostrar el gasto por viajero, departamento y proveedor.
Pregunta: ¿Qué informes recibiremos, con qué frecuencia y en qué formato?
3. Atención 24/7 con interlocutor real
Un vuelo cancelado a las once de la noche no espera al horario de oficina.
Pregunta: ¿Quién atiende fuera de horario, por qué canal y con qué tiempo de respuesta?
4. Gestión de incidencias y duty of care
La Ley de Prevención de Riesgos Laborales (Ley 31/1995) obliga a la empresa a proteger a sus trabajadores también cuando viajan, y para eso necesita saber dónde están.
Pregunta: ¿Cómo localizáis a nuestros viajeros ante una emergencia y qué protocolo seguís?
5. Experiencia en vuestro tipo de viaje
Un incentivo MICE, una feria internacional y un congreso médico tienen requisitos distintos.
Pregunta: ¿Qué clientes con un perfil de viaje parecido al nuestro gestionáis hoy?
6. Diseño de la política de viajes
La agencia debería proponer mejoras a la travel policy a partir de los datos de gasto.
Pregunta: ¿Qué cambios propondríais a nuestra política actual y con qué datos?
7. Transparencia en fees
El desglose de management fees, cargos de emisión y cambios debe estar en la propuesta.
Pregunta: ¿Cuál es el coste total estimado con nuestro volumen del último año, desglosado por concepto?
Lo que sale caro
- Comparar solo el precio del billete: los cargos por cambios, la falta de reporting y las horas internas perdidas no aparecen en la comparativa.
- No pedir referencias de clientes similares: una agencia excelente en vacacional puede no estar preparada para viajes de empresa.
- Firmar sin acuerdo de nivel de servicio: sin tiempos de respuesta pactados, no hay forma de reclamar.
Para ver cómo se traducen estos criterios en un viaje concreto, aquí está nuestra checklist del viaje de negocios.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una agencia de viajes corporativos?
Una agencia que gestiona los viajes de empresa de principio a fin (reservas, política de viajes, incidencias y reporting de gasto) con condiciones negociadas para el volumen de la compañía.
¿Qué acreditaciones conviene pedir a una agencia de viajes de empresa?
Acreditación IATA para emitir billetes, pertenencia a una asociación sectorial como ACAVE y, si se viaja mucho al extranjero, integración en una red internacional. Turinter Barcelona es agencia IATA, socia de ACAVE, miembro de Lufthansa City Center desde 1996 y socia fundadora de Travel Advisors.
¿Cuánto cuesta una agencia de viajes corporativos?
Depende del modelo de fees y del volumen. Lo razonable es pedir una estimación del coste total con los datos de viaje del último año.
Llámanos al 932 657 511, escríbenos a turinter@turintersa.es o usa nuestro formulario de contacto.
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