Checklist del viaje de negocios: qué revisar antes, durante y después
Respuesta rápida
Un viaje de negocios se revisa en tres fases. Antes, política y presupuesto, documentación, vuelos flexibles y hotel según la agenda. Durante, documentación accesible sin conexión, un contacto de asistencia 24 horas y margen para cambios. Después, factura consolidada, conciliación de gastos e informe de lo que salió del viaje. En Turinter Barcelona aplicamos esta lista a los viajes corporativos que gestionamos desde 1979.
Antes del viaje
- Viaje aprobado según la política, con objetivo y presupuesto.
- Pasaporte con validez suficiente, visado o autorización electrónica si el destino lo exige.
- Vuelos con condiciones de cambio acordes al riesgo de la agenda.
- Hotel elegido por cercanía a las reuniones, no solo por tarifa.
- Traslados aeropuerto-hotel resueltos.
- Seguro de viaje y protocolo de emergencia comunicados al viajero.
- Agenda compartida con la agencia.
Durante el viaje
- Billetes, reservas y teléfonos de emergencia disponibles sin conexión.
- Contacto de asistencia 24 horas de la agencia.
- Margen entre reuniones para imprevistos de tráfico.
- Recibos de gastos en destino guardados desde el primer día.
Cómo repartir esos márgenes lo explicamos en cómo planificar la agenda de un viaje de negocios.
Después del viaje
- Factura consolidada con desglose de vuelos, hoteles y traslados.
- Gastos conciliados con la política.
- Breve informe de resultados del viaje (reuniones, acuerdos, siguientes pasos).
- Incidencias registradas para ajustar proveedores o política.
Lo que sale caro
- Tarifas no reembolsables en agendas que aún se mueven: el ahorro inicial desaparece con el primer cambio.
- Hotel barato y lejos: el taxi y el tiempo perdido suelen superar la diferencia de tarifa.
- Cerrar el viaje al aterrizar: sin conciliación ni informe, el siguiente viaje repite los mismos errores.
Si estáis revisando también quién os gestiona los viajes, aquí van los siete criterios para elegir agencia de viajes corporativos.
Preguntas frecuentes
¿Qué hay que preparar antes de un viaje de negocios?
Aprobación y presupuesto, documentación de viaje, vuelos con la flexibilidad adecuada, hotel cerca de las reuniones, traslados, seguro y la agenda compartida con la agencia.
¿Quién gestiona las incidencias durante un viaje de empresa?
La agencia de viajes corporativos, con un servicio de asistencia 24 horas. Turinter Barcelona, agencia IATA y miembro de Lufthansa City Center, ofrece este servicio a sus clientes de empresa.
¿Qué es una factura consolidada de viajes?
Una factura única por periodo que agrupa todos los servicios de viaje de la empresa, con desglose por viajero y concepto, para simplificar la contabilidad.
Llámanos al 932 657 511, escríbenos a turinter@turintersa.es o usa nuestro formulario de contacto.
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